کارهات رو به تعویق می اندازی؟ 11 راه برای حل این مشکل

خانم Celestine Chua یک کارآفرین است و در زمینه بهبود شخصی و روش های درست زندگی حرفی برای گفتن دارد. این مقاله از نصایح کاربردی ایشان است:

احتمالا برای شما هم پیش آمده که به پایان ضرب الاجل یک کار نزدیک شده اید اما بجای انجام کار، خود را به کارهای متفرقه ای مثل بررسی ایمیل، سرزدن به رسانه های اجتماعی، تماشای ویدئو، مطالعه بلاگ ها و فروم ها سرگرم کرده اید. خودتان هم می دانید که باید آن کار را انجام دهید اما حوصله این کار را ندارید.
همه ما با مشکل به تعویق انداختن کارها آشنا هستیم و می دانیم که با انجام آن، کارهای مهم تر را کنار گذاشته و زمانی را که باید به آن ها اختصاص دهیم به هدر می دهیم.
زمانی هم که بسیار دیر شده و دیگر کاری از ما ساخته نیست آرزو می کنیم که ای کاش زودتر دست به کار شده بودیم. من کسانی را می شناسم که سال هاست با این مساله دست و پنجه نرم کرده و در این چرخه گیر افتاده اند. عقب انداختن، از سرباز کردن ، پشت گوش انداختن و مواجه با کارها، زمانی که دیگر دیر شده و تکرار این چرخه به عادت برخی افراد تبدیل شده است. این عادت منفی فرد را فرسوده کرده و مانع دستیابی او به موفقیت های بزرگ می شود.
اجازه ندهید این عادت منفی کنترل زندگی شما را به دست بگیرد. من برای کنار گذاشتن عادت به تعویق انداختن کارها، از یازده روش استفاده کرده و از آن ها نتایج خوبی گرفته ام. شما نیز می توانید از این روش ها استفاده کنید که عبارتند از :

1. کارتان را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید

یکی از دلایل به تعوق انداختن کارها این است که ما بصورت ناخودآگاه احساس می کنیم اینکار برای ما بیش از اندازه بزرگ است. بنابرین بهتر است آن را به قسمت های کوچکتر تقسیم کرده و در در آن واحد روی یک قسمت تمرکز کنید. اگر هنوز هم احساس می کنید این قسمت ها بیش از حد بزرگ هستند می توانید آن ها را نیز به بخش های کوچکتری تقسیم کنید. پس از اینکار می بینید که این قسمت ها به اندازه ای ساده می شوند که می توانید بلافاصله آن ها رانجام دهید.
برای مثال من در حال نوشتن کتابی درباره چگونگی دستیابی به هرچیزی در زندگی هستم. نوشتن کتاب بخودی خود پروژه بزرگی است و می تواند کمی دشوار باشد. اما با تقسیم کردن آن به فازهای کوچکتر مثل تحقیق، تصمیم گیری درباره موضوع، ایجاد خطوط کلی، تهیه پیش نویس، نوشتن فصل های یک تا ده ، بازبینی و غیره بسیار ساده تر به نظر می رسد. کاری که پس از انجام می دهم تمرکز روی یک فاز و انجام دادن آن بدون فکر کردن به فازهای دیگر است. پس از انجام این فاز به سراغ فاز بعدی می روم.

2. محیط کارتان را عوض کنید

محیط های مختلف روی بهره وری افراد تاثیرات متفاوتی دارند. به میزکار و اتاقتان بنگرید، آیا آن ها شما را به کار کردن وا می دارند یا به سمت استراحت و خواب سوق می دهند؟ اگر گزینه دوم صحیح هست بهتر است به فکر تغییر فضای کارتان باشید. نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که محیطی که به شما انرژی لازم برای کار کردن را می دهد ممکن است با گشت زمان تاثیرش را از دست بدهد. در این صورت هم باید در محیط اطراف تغییراتی ایجاد کنید.

3. یک جدول زمانی دقیق با ضرب الاجل مشخص طرحی کنید

داشتن تنها یک ضرب الاجل برای تمام کردن کار به معنی یک دعوتنامه برای به تعویق انداختن کار است. دلیل این مساله این است که ما احساس می کنیم فعلا زمان کافی داریم و همه چیزرا تا زمانی که کار از کار می گذرد، پشت گوش می اندازیم. ابتدا کار را به قست های کوچکتر تقسیم کرده سپس یک جدول زمانی کلی با ضرب الاجل های مشخص برای هر بخش تهیه کنید.
جدول زمانی شما باید پیوسته باشد بدین معنی که اگر یک مرحله را در موعد مقرر تمام نکردید تمام برنامه های پس از آن تحت تاثیر قرار بگیرند. بدین صورت انجام هر مرحله در موعد مقرر ضرورت پیدا می کند. من اهدافم را به لیست های ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم کرده ام و آن ها را بگونه ای طراحی کرده ام که اگر یک کار در موعدد مقرر انجام نشود تمام اهداف به تعویق خواهند افتاد

4. توقف های حین کار را به حداقل برسانید

توقف زیاد حین کار می تواند باعث به تعویق انداختن کار ها شود. برای مثال حین کار با کامپیوتر بهتر است بوک مارکهای مرورگر که وقت زیادی از شما می گیرد را به پوشه ای انتقال دهید که دسترسی به آن کمی دشوار باشد. گزینه نمایش اعلان ایمیلها را غیرفعال کرده و ابزارها و مواردی که باعث پرت شدن حواس شما می شوند را از اطرافتان حذف کنید.
ممکن است برخی افراد حتی حساب های کاربریشان در شبکه ها اجتماعی مثل فیسبوک را حذف کنند که به نظر کمی زیاده روی می رسد چون خودداری از به تعویق انداختن از طریق اصلاح رفتارهای ما صورت می گیرد نه با محدود کردن ارتباطاتی که داریم، با این حال اگر فکر می کنید حذف حساب های کاربری به شما کمک می کند اینکار را انجام دهید.

5. با افرادی معاشرت کنید که شما را به انجام کارها تشویق می کنند

کاملا مطئنم که تنها 10 دقیقه صحبت کردن با افرادی مثل استیو وزنیاک یا بیل گیتس روحیه بسیار زیای برای انجام دادن کارها به شما خواهد داد. افرادی که با آن ها رابطه داریم روی رفتار ما تاثیر می گذارند. قطعا صحبت کردن روزمره با افرادی مثل استیو وزنیاک یا بیل گیتس برای همه میسر نیست اما می توانید بجای آن ها وقتتان را با دوستان، همکاران یا همکلاسی های سخت کوش و الهام بخشی بگذرانید که شما را به تلاش بیشتر تشویق می کنند. تاثیر آن ها بر روحیه تان را به زودی خواهید دید.
من به عنوان یک وبلاگ نویس و توسعه دهنده از طریق خواندن وبلاگ های توسعه دهنده های حرفه ای و ارتباط منظم با آن ها از طریق ایمیل و رسانه های اجتماعی سعی می کنم از آن ها تاثیر بگیرم. من با این افراد از طریق رسانه های اجتماعی ارتباط برقرارکرده و نتایج خوبی از این کار گرفته ام.

6. یک همکار انتخاب کنید

داشتن یک همکار باعث جذابتر شدن پروژه می شود. بهتر است همکار شما کسی باشد که مجموعه اهداف خود را مشخص کرده باشد. هریک از شما باعث پاسخگو بودن دیگری در برابر اهداف و برنامه هایتان می شوید. لازم نیست اهداف شما یکسان باشند اما یکسان بودن آن ها نکته مثبتی خواهد بود و می توانید تجربیاتتان را در اختیار هم بگذارید. من دوست خوبی دارم که مرتبا با او در ارتباط هستم و همیشه درباره اهدافمان و راه های رسیدن به آن ها، با هم صحبت می کنیم. مشخص است که اینکار باعث تلاش بیشتر ما برای دستیابی به موفقیت می شود.

7. درباره اهدافتان با دیگران صحبت کنید

این مورد هم تاثیری مشابه مورد قبلی اما در مقیاسی گسترده تر دارد. درباره پروژهایی که دارید با خانواده، دوستان، آشنایان و همکارانتان صحبت کنید. پس از آن هر زمان با آن ها ملاقات کنید درباره وضعیت پروژه ها با شما صحبت می کنند. برای مثال من گاهی اوقات پروژه هایم را در توییتر، فیسبوک و وبلاگم اعلام می کنم و در نتیجه خواننده هایم همیشه درباره آن ها از من سوال می کنند. اینکار روش مناسبی برای پاسخگو ماندن نسبت به برنامه ها است.

8. دنبال کسانی باشید که به موفقیت رسیده اند

شما به دنبال موفقیت در چه زمنیه ای هستید و چه کسانی قبلا به این نتایج دست پیدا کرده اند؟ به دنبال این افراد برگردید و سعی کنید با آن ها ارتباط برقرار کنید. مشاهده شواهد زنده ای که نشان می دهند در صورت تلاش می توانید به موفقیت برسید، بهترین محرک شما خواهد بود.

9. اهدافتان را بازبینی کنید

اگر برای مدت زیادی کارها را به تعویق می اندازید ممکن است دلیل آن به عدم هماهنگی بین چیزی که می خواهید و کاری که می کنید برگردد. اغلب اوقات ما همزمان با شناخت بیشتر توانایی هایمان به دنبال اهداف بزرگتری می گردیم اما روشمان را برای دستیابی به آن ها تغییر نمی دهیم. گاهی اقات دست از کار بکشید ( یک مرخصی کوچک می تواند گزینه خوبی باشد اگرامکان آن را ندارید می توانید از تعطیلات اخر هفته لذت ببرید) و برای خلوت کردن با خودتان وقت بگذارید. واقعا چه می خواهید؟ برای دستیابی به آن باید چه کار کنید؟ چه مراحلی را باید پشت سر بگذارید؟ آیا کارهای فعلی می تواند شما را به نتیجه مطلوب برساند؟ اگر اینطور نیست چه اقدامات دیگری می توانید انجام دهید؟

10. بیش از حد پیچیده کردن کارها را متوقف کنید

آیا منتظر زمان مناسب برای انجام دادن کارها هستید؟ به خاطر دلایل الف، ب و ج اکنون زمان مناسب انجام کارها نیست؟ این فکر را کنار بگذارید چون هرگز زمان مناسب فرا نخواهد رسید. اگر منتظر این زمان بمانید هیچوقت کارتان را انجام نخواهید داد. کمال گرایی یکی از دلایل اصلی به تعویق انداختن کارها است.

11. فکر کردن را کنار گذاشته و دست به کار شوید

در نهایت همه چیز به انجام ادن کارها بر می گردد. شما می توانید تمام استراتژی ها، برنامه ها و فرضیات را بدرستی تهیه کنید اما بدون انجام دادن کارها هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. گاهی اوقات با برخی از مشتریان و خوانندگان وبلاگم مواجه می شوم که از شرایط موجود گله می کنند اما برای تغییر آن هیچ کاری نمی کنند. اگر بخواهم صادق باشم باید بگویم تا بحال نشنیده ام کسی مسیر موفیتش را به تاخیر بیندازد و فکر نمی کنم در آینده نزدیک نیز چنین چیزی اتفاق بیفتد. در حال به تاخیر انداختن هر چیزی که هستید باید بدانید که تا دست به کار نشوید آن کار را انجام نخواهید داد.